Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Checkmate Assistant B.V. is de eigenaar en beheerder van Checkmate Assistant. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Contactgegevens:
Checkmate Assistant B.V.
Heereweg 200
2161 BP Lisse
Nederland
E-mail: info@checkmate-assistant.nl
Telefoon: +31 85 060 1209

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het gebruik van Checkmate Assistant. Dit kunnen zijn:

• • Contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer)
• • Bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, adres)
• • Gebruiksgegevens van onze diensten
• • Communicatiegegevens

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:

• • Het leveren van onze diensten
• • Klantenservice en ondersteuning
• • Het verbeteren van onze diensten
• • Communicatie over updates en nieuwe functies
• • Het naleven van wettelijke verplichtingen

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonlijke gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of zoals vereist door de wet.

5. Uw rechten

U heeft de volgende rechten betreffende uw persoonlijke gegevens:

• • Recht op inzage
• • Recht op rectificatie
• • Recht op wissing
• • Recht op beperking van verwerking
• • Recht op gegevensoverdraagbaarheid
• • Recht van bezwaar

6. AI-verwerking en externe AI-providers

Wanneer een klant optionele AI Agent Access of een MCP-koppeling activeert, kan Checkmate beperkte operationele gegevens delen met een externe AI-client of AI-provider voor het uitvoeren van de gevraagde functionaliteit. Daarbij passen wij tenant-scoping, dataminimalisatie, read-only defaults en audit logging toe.

• • Mogelijke gedeelde gegevens: operationele samenvattingen, reserveringsstatus, housekeepingstatus, gastreisstatus, feedbacksamenvattingen en integratiegezondheid
• • Niet bedoeld voor delen: raw PMS-payloads, raw vendor-payloads, identiteitsdocumenten, paspoortgegevens, betaalkaartgegevens, servicecredentials, API-sleutels of volledige gastprofielen buiten de benodigde scope
• • Externe AI-providers mogen alleen worden gebruikt onder zakelijke, enterprise- of API-voorwaarden met passende privacy- en verwerkersafspraken

Indien een klant zelf een externe AI-provider of account kiest, is die klant mede verantwoordelijk voor de contractuele waarborgen van die partij. Checkmate kan niet technisch afdwingen hoe een externe provider data opslaat, bewaart of voor modeltraining gebruikt nadat die provider de data heeft ontvangen. Daarom is gebruik van persoonlijke of consumer AI-accounts niet bedoeld voor klant- of hoteldata.

7. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via info@checkmate-assistant.nl of +31 85 060 1209.

8. WhatsApp-communicatie (opt-in en afmelden)

Checkmate Assistant ondersteunt communicatie via WhatsApp voor klantcontact en serviceberichten. We sturen alleen WhatsApp-berichten wanneer er een duidelijke relatie is (bijv. een reservering of servicevraag) en wanneer de ontvanger hiervoor toestemming heeft gegeven (opt-in).

Afmelden (opt-out): U kunt zich op elk moment afmelden door te reageren met “STOP” of door contact op te nemen via info@checkmate-assistant.nl. We verwerken afmeldingen zo snel mogelijk.

24-uursregel: Buiten het WhatsApp customer-care venster (24 uur na de laatste inkomende boodschap) sturen we uitsluitend vooraf goedgekeurde template-berichten, conform het beleid van WhatsApp.

Laatst bijgewerkt: 2 mei 2026
© 2026 Checkmate Assistant B.V.. Alle rechten voorbehouden.